Administration des espaces projets


Rendez-vous dans l'interface administration de l'application (<URL du CMS>/_admin)  pour administrer les espaces projets

Configuration générale

Dans la configuration générale de l'application, une section "Espaces projets" est dédié aux espaces projets.

Sites

Remplissez ici le nom du site catalogue et le nom du site contenant l'annuaire des membres (il s'agit généralement du même)

Notifications des membres

Cochez les cases si vous souhaitez qu'un membre soit averti lors qu'il est ajouté et/ou supprimé d'un espace projet

Gestion des droits

Dans cette section, vous devez définir les identifiants des profils qui seront utilisés dans les espaces projets :

  • Profils disponibles : liste des profils accessibles (séparés par des virgules) pour la gestion des droits des membres module par module
  • Profil par défaut des membres: identifiant du profil de droit qui sera affecté automatiquement aux nouveaux membres, sur tous les modules activés
  • Profil par défaut des responsables : identifiant du profil de droit qui sera affecté automatiquement aux responsables de projet, sur tous les modules

Modification via OnlyOffice

Si vous possédez un serveur OnlyOffice, vous pouvez activer la modification des documents des espaces projets via OnlyOffice.

Renseignez alors les paramètres nécessaire:

  • URL du serveur OnlyOffice
  • Adresse interne du back office pour la communication entre Ametys et le serveur OnlyOffice
  • Clé secrète : uniquement dans le cas où une authentification a été mise en place coté OnlyOffice

Gestion des espaces projets

Depuis l'onglet "Administration" cliquez sur "Espaces projets" pour accéder à l'outil dédié aux espaces projets.

L'outil liste les espaces projets existants

Thématiques

Un projet est obligatoirement liée à une (et une seule) thématique.

Il faut faut donc commencer par définir vos thématiques.

Cliquez sur "Thématiques" pour ouvrir l'outil de gestion des thématiques.

Chaque thématique est associée à une couleur.

Les thématiques sont hiérarchiques. Cependant seules les thématiques "feuilles" pourront être affectée à un projet.

Mots-clés

Cliquez sur "Mots-clés" pour ouvrir l'outil de gestion des mots clés.

Les mots clés sont les mots clés pouvant être associés à un projet.

Vous pouvez définir une liste de mots-clés ici.
Les mots-clés peuvent être également ajoutés à la volée lors de la création/modification d'un projet par les responsables.

Création / modification / suppression des espaces projets

Vous pouvez créer / modifier ou supprimer une espace projet depuis l'interface d'administration.

Il est cependant conseillé de toujours créer un projet depuis le site catalogue.

Attention
Un projet est toujours associé à un site, visible dans l'outil Site. Pour donner accès au back-office d'un projet à une personne autre que les responsables du projet vous devrez d'ailleurs passer par l'outil "Sites".
Attention cependant à ne JAMAIS supprimer un site projet depuis cet outil. Cela supprimerait le site sans supprimer le projet.
Supprimez toujours un projet depuis l'outil "Espaces projets" (ou le service Catalogue).

Tâches programmées dédiées aux espaces projets

Réindexation automatique des membres des projets

Dans la configuration générale, dans la section "Recherche et indexation" il est possible d'activer la ré-indexation périodique de l'ensemble des membres des projets.

Il est conseillé de l'activer afin d'assurer les cohérences de recherche sur les membres des projets.
Choisissez une heure d'indexation correspondant à une faible utilisation de l'application.

Réindexation périodique du site catalogue

L'accès en lecture aux actualités du site catalogue dépend de plusieurs paramètres : l'auteur de l'actualité, les thématiques et mots clés de l'actualité, les thématiques et mots clés des projets auquel appartient l'utilisateur.

En fonction de ces paramètres, un utilisateur aura accès ou non à une actualité de catalogue depuis la page d'accueil du site Catalogue.

Afin que les actualités accessibles par un utilisateur depuis la page d'accueil du site catalogue correspondent à l'état actuel des thématiques/mots clés des projets associés, il est préconisé de programmer une réindexation régulière du site catalogue.

Pour cela dans l'outil "Planificateur de tâches", créer une nouvelle tâche "Réindexation d'un site" en choisissant le site catalogue et une expression CRON (ex: 0 0 2 * * ? * pour toutes les nuits à 2h ou 0 0 0/2 * ? * pour toutes les 2h)

NOTE: Si vous avez activé le "Rechargement automatique du cache des droits Solr" dans la configuration générale, il est inutile de programmer une ré-indexation du site catalogue toutes les nuits. Le rechargement du cache des droits aura le même résultat.
Dans ce cas, programmez la ré-indexation du site catalogue uniquement si vous souhaitez le faire plus régulièrement (toutes les 2h par exemple).

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