Aide au pilotage

Le pilotage ODF permet de faire des calculs prévisionnels sur les formations.

Maquette de formation

Maquette de formation

Nous vous préconisons la maquette suivante afin d'utiliser toutes les capacités du Pilotage.
Vous avez la possibilité d'utiliser d'autre modélisation de maquette, mais nous ne vous garantissons pas toutes les fonctionnalités du Pilotage.

Descriptions	Schéma
Formation : L'objet formation est le point d'entrée d'une formation. Parcours : Ils représentent des parcours pédagogiques (chemins) menant à l'obtention du diplôme. Un parcours peut lui-même être organisé en années, semestres ou autres parcours. Le parcours ne contient aucun champ lié au Pilotage. Conteneur : Un conteneur permet de faire des découpages temporels d'une formation en année ou en semestre. Dans l'odf pilotage il faut découper en année et en semestre : Conteneur Nature = année : Le conteneur année permet de renseigner les effectifs prévisionnels pour l'année d'une formation. Dans la notion du pilotage un conteneur est une Étape dont le type porte le code "année" par exemple : année 1, année 2, année 3. Conteneur Nature = Semestre : Un conteneur semestre permet de renseigner les effectifs prévisionnels pour le semestre d'une formation. Liste d'ELP : Une liste d'ELP représente un ensemble d'éléments pédagogiques ou UE (unité d'enseignement). La liste détermine si les éléments pédagogiques qu'elle contient sont obligatoires ou optionnels. Une liste peut être placée sous un conteneur ou sous un élément pédagogique. Les éléments pédagogiques (ELP) : Les ELPs permettent de décrire un cours, une unité d'enseignement (UE), dispensé dans la formation. Elles sont rattachées uniquement à une liste d'ELP. Dans la structure du pilotage vous pouvez avoir plusieurs étages d'ELP du moment que vous avez défini une UE.

Principe des groupes du rapport des groupes

Le calcul des groupes est basé sur la saisie d'une norme, de l'effectif des étudiants et des heures d’enseignement.
L'algorithme du calcul parcours la maquette de la formation du plus petit niveau, vers le haut.

Algorithme du calcul du rapport des groupes

Pour chaque composante
    Pour chaque formation de la composante
      Pour chaque étape de la formation
          Parcourir la structure (parcours descendant) jusqu'à atteindre les ELPs de plus petit niveau
              Pour chaque "heures d'enseignement"
                  Vérifier que l'ELP porteur existe
  Récupérer l'étape porteuse
  Récupérer la norme
  Récupérer les effectifs maximum et minimum supplémentaires
                  Si effectifs max. et min. supp. non vides
  Récupérer l'effectif saisi
                        Calculer l'effectif total
  Ventiler les effectifs sur l'étape année (il est recommandé de remplir ce champ dans tous les conteneurs de type année)
Mettre à jour les groupes et les effectifs calculés dans les heures d'enseignement
Contrôler la ventilation des effectifs : somme des effectifs calculés doit être égale à l'effectif total calculé
  Calculer les groupes
  Calculer l'équivalent TD total
  Ventilation des EqTD

Contrôler la ventilation des équivalents TD : somme des eqTD ventilés doit être égale à l'eqTD total

Vous pouvez consulter la page outil pilotage pour sortir le rapport des groupes.

Qu'est-ce qu'un ELP porteur

L'ELP porteur est un champ non modifiable au niveau des heures d'enseignement. Il est automatiquement défini à la création d'une heure d'enseignement.
Les heures d'enseignement sont créés depuis un ELP, celui-ci devient automatiquement l'ELP porteur.
Vous pouvez consulter la page Saisie des heures d'enseignement pour savoir ou sont renseignées les heures d'enseignement.

Qu'est ce qu'une étape porteuse ?

Une étape porteuse est définie au niveau d'un ELP. C'est un champ facultatif car il n'est pas indispensable d'en définir une.

Pour partir du même point, la manière de récupérer l'étape porteuse des heures d'enseignement est la même que celle de son ELP porteur.

Si l'ELP a une valeur dans son champ étape porteuse, celle-ci est définie comme son étape porteuse.
Sinon l'algorithme remonte à tous les parents de l'ELP qui sont des conteneurs de type année (étapes).
Puis s'il n'y a qu'une étape, alors elle est porteuse.
Dans le cas inverse, aucune étape porteuse n'est définie.

A quoi sert une norme ?

Une norme est une configuration dans laquelle il est possible de définir pour chaque nature d'enseignement (CM, TD, TP, etc.) les seuils d'effectifs maximum et minimum supplémentaire.
Vous pouvez consulter la page création d'une norme pour créer une norme.

Il n'est pas obligatoire d'y renseigner les seuils pour toutes les natures d'enseignement.

Une norme peut-être définie à différents niveaux :

Conteneur (utilisée seulement dans le cadre d'une étape porteuse)
Vous pouvez consulter la page saisie d'une norme
Heures d'enseignement (Vous pouvez consulter la page saisie d'une norme)

Attribuer une norme n'est pas requis non plus, il est possible de définir des valeurs par défaut pour les effectifs maximum et minimum supplémentaire dans la table de référence des natures d'enseignement. (Vous pouvez consulter la page saisie d'une norme)

Comment connaître la norme utilisée ?

La norme la plus prioritaire est celle rattachée aux heures d'enseignement, c'est la plus précise.

Cependant, cette norme n'est valide que si elle possède des valeurs pour la nature d'enseignement des heures d'enseignements courantes.

Sinon, c'est la norme de l'étape porteuse qui est récupérée (si une étape porteuse est identifiée), on contrôle à nouveau qu'elle est valide pour l'appliquer.

Enfin, si la norme n'est toujours pas identifiée, alors aucune norme n'est appliquée et les valeurs par défaut des effectifs maximum et minimum supplémentaire renseignés dans la table de référence des natures d'enseignement sont récupérés.

Un effectif prévisionnel peut être saisi au niveau de la formation, d'un conteneur ou d'un ELP. Ces effectifs sont ensuite déversés en cascade sur les éléments pédagogiques le long de l'arborescence de chaque maquette.

Il est conseillé de saisir des effectifs estimés au niveau des années au minimum et de les ajuster en fonction des spécificités de chaque formation. Il sera notamment fréquent d'ajuster des effectifs au niveau des ELP placés dans des listes facultatives.

Où sont récupérés les effectifs maximum et minimum supplémentaire ?

Les effectifs maximum, minimum sont définis dans les normes et peuvent être récupérés à différents endroits dans la maquette :

Si une norme a pu être identifiée, ce sont les effectifs maximum et minimum supplémentaire correspondant à la nature d'enseignement des heures d'enseignement courantes qui sont lus dans la norme.
S'il n'y a pas de norme, ce sont les valeurs par défaut pour la nature d'enseignement qui sont renseignées au niveau de la table de référence "Nature d'enseignement" qui sont prises en compte.
Cependant, ces champs n'étant pas obligatoire, il est possible qu'aucune valeur ne soit trouvée.

S'il manque l'effectif maximum et/ou minimum supplémentaire, la suite du calcul ne peut pas se faire.

Comment est récupéré et utilisé l'effectif saisi ?

On appelle effectif saisi, l'effectif d'étudiant qui a été rempli manuellement par l'utilisateur dans le champ "Effectif estimé".
Vous pouvez consulter la page saisie des effectifs prévisionnels pour savoir où saisir les effectifs.

Il est conseillé de saisir des effectifs estimés au niveau des conteneurs années au minimum et de les ajuster en fonction des spécificités de chaque formation.
Il sera notamment fréquent d'ajuster des effectifs au niveau des ELP placés dans des listes facultatives.

Il est important de savoir que le calcul ne prend pas en compte les effectifs des étudiants saisie dans une formation.

L'effectif saisi est récupéré en remontant l'arborescence depuis les heures d'enseignement.
Chaque niveau de l'arborescence pouvant être partagé entre plusieurs autres entités ODF (mutualisation), alors tous les effectifs saisis dans les objets parents sont récupérés et additionnés.

L'algorithme remonte alors toutes les arborescences parentes des heures d'enseignement et s'arrête dans chaque arborescence dès que des effectifs estimés ont été renseignés. A ce moment, le poids, entre les heures d'enseignement depuis lesquelles l'algorithme a commencé et l'élément sur lequel les effectifs estimés ont été trouvés, est appliqué sur l'effectif.

Les différents cas de répartition du calcul des effectifs

Par exemple, dans notre schéma , si un effectif estimé de 60 est saisi au niveau du Conteneur "Année 1", nous aurons :

Algèbre : 60 x 1 (Liste semestre) x 1 (Liste UE 1) x 1 (Matières obligatoires) = 60
Statistiques avancées : 60 x 1 (Liste semestre) x 1 (Liste UE 1) x 1/2 (Matières au choix) = 30
Anglais classique : 60 x 1 (Liste semestre) x 1/3 (Liste UE 2) x 1/2 (Matières aux choix) = 10
Anglais professionnel : 60 x 1 (Liste semestre) x 1/3 (Liste UE 2) x 1/2 (Matières aux choix) = 10
Allemand : 60 x 1 (Liste semestre) x 1/3 (Liste UE 2) = 20
TOEIC : 60 x 1 (Liste semestre) x 0 (Liste UE 3) = 0

Cependant, si nous précisons un effectif estimé sur l'ELP "Anglais" de 50, nous aurons :

Anglais classique : 50 x 1/2 (Matières aux choix) = 25
Anglais professionnel : 50 x 1/2 (Matières aux choix) = 25

A noter que cela n'affecte pas les autres effectifs. Il est peut être nécessaire de redéfinir aussi les effectifs des ELP de même niveau pour ajuster.

Cas de mutualisation d'un élément ODF intermédiaire (ici un ELP)

Prenons maintenant les cas de mutualisation, imaginons que nous trouvions des effectifs uniquement sur les années des licences X, Y et Z. L'ELP "Anglais" est mutualisé entre les années 1 de ces trois licences. Un schéma de mutualisation accompagne cet exemple.

Licence X - Année 1 : Effectif estimé 250 étudiants. Le poids est de 0 car il fait partie d'une UE facultative.
Licence Y - Année 1 : Effectif estimé 600 étudiants. Le poids est de 1/3 car il suit le schéma donné en exemple.
Licence Z - Année 1 : Effectif estimé 120 étudiants. Le poids est de 1 car il fait partie d'une arborescence contenant uniquement des listes de type "obligatoire".

L'algorithme additionne alors les effectifs estimés pondérés de leur poids retrouvés depuis chaque branche :

Effectif total saisi pour l'ELP "Anglais" : 250 x 0 + 600 x 1/3 + 120 x 1 = 320 étudiants

L'effectif total saisi ruisselle ensuite sur les ELP placés en dessous de l'ELP "Anglais" en appliquant leurs poids respectifs :

ELP "Anglais classique" : 320 x 1/2 = 160 étudiants
ELP "Anglais avancé" : 320 x 1/2 = 160 étudiants

Cas de mutualisation des heures d'enseignement

La mutualisation des heures d'enseignement permet de mutualiser certaines heures d'enseignement d'un ELP sans tout mettre en commun. Typiquement, certaines heures de cours magistraux pourront être mutualisées entre plusieurs formations et pourtant une autre partie des cours magistraux de cette matière seront dépendants de la formation, ainsi que les travaux dirigés et pratiques.

Le mode de calcul est identique aux autres mutualisations mais offre la possibilité de placer un effectif précis sur chaque ELP parent puisque celui-ci n'est pas mutualisé.

Comment sont calculés les groupes ?

En pré-requis, il est nécessaire d'avoir d'abord récupéré l'effectif total saisi, l'effectif total calculé, l'effectif maximum et l'effectif minimum supplémentaire.

Si l'effectif total saisi est supérieur à zéro, alors l'algorithme se base sur cet effectif pour faire le calcul des groupes.
Sinon l'effectif sur lequel se basera le calcul des groupes sera l'effectif calculé.

Le nombre de groupes calculés est le suivant :

0 si l'effectif de base est nul
1 si l'effectif de base est inférieur à l'effectif maximum
Pour les autres cas c'est la division entière entre effectif de base et l'effectif maximum
Si le reste de la division est supérieur ou égal à l'effectif minimum supplémentaire, le nombre est incrémenté de 1

Quelques exemples sur un effectif de base de 110 étudiants :

Effectif max. = 20, min. supp. = 10 : 110/20 = 5 groupes, 110 - (5 x 20) = 10 => 10 est égal à l'effectif minimum supplémentaire, l'algorithme incrémente le résultat de 1, cela fait 6 groupes
Effectif max. = 20, min. supp. = 12 : 110/20 = 5 groupes, 110 - (5 x 20) = 10 => 10 est inférieur à l'effectif minimum supplémentaire, l'algorithme conserve le résultat initial de 5 groupes
Effectif max. = 40, min. supp. = 20 : 110/20 = 2 groupes, 110 - (2 x 40) = 30 => 30 est supérieur à l'effectif minimum supplémentaire, l'algorithme incrémente le résultat de 1, cela fait 3 groupes
Effectif max. = 120, min. supp. = 50 : 110 est inférieur à l'effectif maximum, un seul groupe est ouvert

Comment est calculé l'équivalent TD total (eqTD) ?

L'équivalent TD est basé sur trois paramètres :

Coefficient eqTD
Par défaut, c'est la valeur renseignée dans la table de référence "Nature d'enseignement" qui est prise en compte mais elle peut être surchargée au niveau des heures d'enseignement par une valeur plus précise.
Nombre de groupes
Par défaut, ce sont la valeur des groupes calculés précédemment qui est prise en compte sauf si un utilisateur a saisi manuellement une valeur dans le champ "Groupes à ouvrir" dans les heures d'enseignement, elle prend alors le dessus.
Volume horaire des heures d'enseignement
C'est le champ "Volume horaire" des heures d'enseignement.

Le calcul est le suivant : nombre de groupes x volume horaire x coefficient eqTD

Comment est calculée la ventilation des équivalents TD (eqTD) ?

La ventilation des équivalents TD est calculée à partir de la ventilation des effectifs en prenant le ratio entre les effectifs par étape et l'effectif total. Ce ratio est ensuite appliqué pour chaque étape à l'équivalent TD total pour obtenir la ventilation.

Principe calcul Volume horaire par étudiant

Le calcul du volume horaire permet de récupérer le coût totale d'heure d'enseignement pour chaque unité d'enseignement (UE).
Pour que le calcul fonction vous devez avoir suivi le schéma de la maquette de formation

Algorithme du calcul du rapport volume horaire par étudiant

Pour chaque composante
    Pour toutes les formations de la composante
      Récupérer toutes les UE
Pour chaque UE
      Parcourir la structure (parcours descendant) jusqu'à atteindre les ELP de plus petit niveau
            Calculer le poids
          Si ELP de plus petit niveau atteint et poids supérieur à 0
              Agréger les volumes horaires par nature d'enseignement
              Ajouter ce volume horaire à l'UE :
                 - Multiplié par le poids pour la moyenne
                 - Sans opération supplémentaire pour le total

Comment est calculé le poids ?

En partant d'un poids initial à 1, à chaque fois qu'une liste d'ELP est traversée par l'algorithme, le poids est mis à jour de cette façon selon le type de l'ELP :

obligatoire : multiplié par 1
facultatif : multiplié par 0
à choix : multiplié par le nombre d'ELP minimum à choisir et divisé par le nombre total d'ELP de la liste

Ce schéma accompagne l'exemple :

Algèbre : 1 (Matières obligatoires) x 1 (Liste UE 1) x 1 (Liste semestre) = poids 1 par rapport à l'année 1
Statistiques avancées : 1/2 (Matières au choix) x 1 (Liste UE 1) x 1 (Liste semestre) = poids 1/2 par rapport à l'année 1
Anglais classique : 1/2 (Matières au choix) x 1/3 (Liste UE 2) x 1 (Liste semestre) = poids 1/6 par rapport à l'année 1 mais poids 1/2 par rapport à l'ELP Anglais
Allemand : 1/3 (Liste UE 2) x 1 (Liste semestre) = poids 1/3 par rapport à l'année 1
TOEIC : 0 (Liste UE 3 facultative ) x 1 (Liste semestre) = poids 0 par rapport à l'année 1

Prenons maintenant un exemple avec des vraies valeurs.
Un schéma de mutualisation accompagne cet exemple.

Il y a 30

Algèbre : 1 (Matières obligatoires) x 1 (Liste UE 1) x 1 (Liste semestre) = poids 1 par rapport à l'année 1
Statistiques avancées : 1/2 (Matières au choix) x 1 (Liste UE 1) x 1 (Liste semestre) = poids 1/2 par rapport à l'année 1
Anglais classique : 1/2 (Matières au choix) x 1/3 (Liste UE 2) x 1 (Liste semestre) = poids 1/6 par rapport à l'année 1 mais poids 1/2 par rapport à l'ELP Anglais
Allemand : 1/3 (Liste UE 2) x 1 (Liste semestre) = poids 1/3 par rapport à l'année 1
TOEIC : 0 (Liste UE 3 facultative ) x 1 (Liste semestre) = poids 0 par rapport à l'année 1

Vous pouvez consulter la page outil pilotage pour sortir le rapport volume horaire.

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